《51件你必须知道的职场小事》领悟职场中不可忽视的10个必备技能

职场如战场，我们会面对脾气暴躁的上司、有挑战性的业务，还要和性格不同的同事和客户打交道，不断处理职场上的各种难题，每天都紧绷着神经，荷枪实弹地投入到工作中。

 

你是否受到过职场中的骚扰？

 

你是否因为压力过大而掉头发？

 

你是否因做错事而受到上司的批评？

 

你是否处理过“无法解决”的问题？

 

我们每天在职场中因为各种事情而烦恼,我们何不换个角度想想“反正无论怎么样都要上班，那我为什么不能每天轻轻松松地去上班呢？”

 

工作不是日复一日重复相同的内容，不是早出晚归累到无法呼吸的事情，而是如同游戏一样，你只需要升级、通关、完成任务。

 

工作 20 年的资深秘书“裕美子”手把手教你“升级打怪”，如何从职场中获得这10个必备技能。

 

 

第1项技能：沟通时，5岁小孩子也能听懂的“说话术”

 

本书中，裕美子提到：我曾经跟随过一位上司，他在说话时总是秉持着“5岁小孩儿都能听懂”的原则。无论和谁对话，他都不会想当然认为别人能听懂全部内容。

 

比如，在介绍一些大家都明白的工作内容时，加上一些说明，同时尽可能地避开专业词汇，甚至举出例子方便大家理解。

 

工作中，我们总会有这样的思维定势：认为自己理解的东西，别人也一定可以理解。

 

我从事会计工作，工作中的科目有很多专业术语，单位的领导、同事都不太清楚会计平时到底都在忙什么，认为会计可能就是简单的报账、做几笔会计分录而已，虽然这也是基础工作，但作为专业工作的从事者在向领导汇报工作时，要用明了的语言和数据作为支撑，能让领导听得懂你的报告。

 

裕美子说:不管对方是谁，只要我们把他当作“5岁小孩子”,就会下意识地用“简单易懂的措辞”来向其解释问题。只要不断练习，你的沟通能力就能得到显著提升。

 

关键在于说话时要注意“有耐心”、“简单易懂”、“紧扣要点”。刚开始时请务必每天尝试一次。那些能立刻让对方听懂的对话内容会转化为工作成绩，这样它就会成为你的有力武器，和他人沟通时也不会出现障碍。

 

第2项技能：对话时，学会以“你”为主角

 

很多人在职场交流中会有这样的疑惑：

 

“我很不擅长和别人谈话。我也不知道说什么才好，容易紧张，心怦怦地跳。如果遇到那种合不来的人，心情就更沉重了·······”

 

有很多人总是为如何与同事或客户交流这件事而发愁。

 

你可以想想，我们又不是非要做“谈话高手”，没有必要强迫自己开口说话，其实不用担心，最重要的是做一名真诚的“倾听者”，你可以尝试在谈话时集中精力“倾听”对方的话。

 

在职场中，空闲时间大家会聊一些工作以外的事情，在我们部门有一位女同事，她很会“聊天”，她去哪家面馆吃了什么面，在商场买了什么衣服，给她的孩子买了什么玩具，在她聊天的过程中，会让大家都觉得这面真的好吃，好想买这件衣服，我也要给自己的孩子买这个玩具，我们都调侃地说她适合做“代购”，太会说了。

 

一般来讲，人总是很喜欢和别人讲自己的事情。即便是不擅长讲自己的事的人也很喜欢和别人讲自己的事情。即便是不擅长讲自己的事的人也很喜欢让他人听听自己的意见，获得他人的认可。

 

当别人主动来跟自己谈话聊天时，就相当于不断有信息主动涌进来，自然也能够收集大量的信息。

 

从对方口中获取信息的关键在于“认真倾听对方所说的话。”这是最重要的一点。

 

一定要压抑住想要表达自己的想法的冲动，认真去听对方意见。“你怎么认为？”“如果是你会怎么办？”，像这样询问对方的兴趣点，把谈话的主角让给对方，这样一来，不仅你说话的负担减轻了不少，同时也能给对方带来一个好心情。

 

第3项技能：不怕麻烦，反复检查，避免失误

 

“怎么回事，这么简单的数据都会统计错误！”

 

我们有时候会在工作中听到别人在被领导提出质疑，或者这个被质疑者就是我们自己。

 

裕美子说：“就算是像我这样经验丰富的秘书，也常常会被上司这样训斥。其实，人就算如此，越告诫自己不要出错，不要出错，反而会因为紧张而不断犯错。结果被上司训斥得狗血喷头，然后丧失自信心，心情也变得不好·····”

 

这就像是负面连锁反应，如果不及时调整好心态，不仅会影响心情，而且也解决不了问题。

 

在工作中，我们要有与判性，做到这4点，尽量避免出错：

 

1、重新调整日程，分配好时间再开始工作。

 

2、制作“清单”，避免遗漏。

 

3、必须要做到“检查三次”。

 

4、即使失败也不要感到沮丧。

 

第一点就算在开始一天的工作前，首先确认自己的工作安排，分配每一项工作的大致时间，把握工作进度。如果后面出现因时间紧张而匆忙完成工作这种情况，也会容易发生错误。因此，合理分配时间十分重要。

 

第二点的“清单”，就是在纸上罗列出自己在平时工作中容易出现的失误。利用清单，筛选出自己遗漏的问题或者是重复犯的错误等等。虽然我们想要尽量避免错误，但很多时候很难做到这一点，这时我们就要利用清单，消灭错误。

 

第三点的“检查三次”。比如你要提交给上司一份重要文件。首先应该大致浏览一遍，检查内容。第二次要再多花一点时间阅读细节的部分，使用手或笔逐行逐句地阅读。

 

搁置一段时间再去检查，优点是可以暂时和需要确认的内容分离开，然后从全新的角度去检查内容。这样就能在第三次检查中发现前两次没有发现的小问题。

 

也许你会觉得时间紧张，无法做到一边又一遍地检查。不过，一旦你养成“检查三次”的习惯，就会发现检查所花费的时间是非常少的。

 

第四点——不要感到沮丧。人总是在遭遇失败时会变得畏首畏尾。下一次遇见同样的问题，会因为过度紧张而出现更大的失误。因此，当你失败时，你可以这样对自己说：

 

“没关系，只是工作上的失误罢了，又不会要命。”

 

像这样，平复心情，调整状态，然后重新再来。

 

第4项技能：把会议记录做到能直接演讲的程度

 

会议记录就算会议内容的归纳总结。

 

会议记录，作为工作人员可以详细地记录会议上对工作的安排以及各位同事对工作结果的汇报，有时候上司会过目会议记录。

 

很多时候，工作能力出色的上司，只要翻一下会议记录就知道部下的工作能力。

 

凭什么判断工作能力呢？

 

正是因为会议笔记很简单，所以才越是要花大力气去做好。你的会议笔记是否简明扼要地总结了要点？是否能让那些没有出席会议的人在读过后能够了解所有的会议内容？

 

最重要的是你在何种程度上把握了会议的内容，是否有认真参与会议。

 

为什么这么说呢？因为如果你只是“大致”地做会议记录，也就代表了你只是“大致”地听了下会议而已。

 

并不是只有能够做出十分显眼的事的人才能够获得上司的认可。从日常工作中踏踏实实的态度中也能获得上下级的信赖，获得很好的评价。

 

从现在开始，请你做好会议笔记，而且要达到能够直接来做PPT讲演的程度。这样自己的工作才能提高一个层次，做笔记的能力也会有所提高，这样对自己的工作也会有更多帮助。

 

我对会议记录的看法：

 

在我的工作中，负责“党务”的一块是非常需要做会议记录的，会议中学习了什么文件，文件的精神的大致要点，涉及到我们部门的工作需要怎么做，以及领导对该工作的具体安排等等，都需要详细地记录下来，而不能省略。

 

而且，在业务工作这一块，每次开会，我都会热认真地做好会议记录，特别是领导的工作安排涉及到我的具体工作时，这时会议记录就显得非常重要了。

 

第5项技能：有效地“一心多用”，可以快速地完成工作任务

 

为了完成多项工作，首先最重要的是“眼观六路，耳听八方”。同时，“大脑保持24小时高速运转。”要在平时的工作中养成观察周围情况的习惯。

 

这样才能注意到有哪些工作还没有完成，以及遗漏工作，甚至还能提醒同事注意某些失误，增加帮助别人的机会。尤其是注意到自己工作中的问题，能够提前把损失减少到最小。

 

另外，应该充分利用上下班的通勤时间。例如，确认接待客户的酒店的地址、安排乘用车、思考如何推进下午的工作，等等，训练自己在工作时间内让大脑保持告诉运转。

 

经常问自己：“除了我目前负责的这个工作外，我还能做什么？”

 

提高工作速度的敲门就算除了运转大脑外，还可以不断活动自己的手、脚，以及身体的其他部位，把自己的全身心调动起来，全力以赴地工作。

 

有效地“一心多用”可以让你在各种情况下快速地完成工作。

 

在工作中学到的同时处理多个任务的技能，也能为自己的生活带来很大变化。一次性做完多项工作，腾出来时间做自己的事，处理生活中的事也能做到游刃有余。

第6项技能：预先准备，提高工作效率

 

裕美子说：关于如何利用上下班的通勤时间这件事，做到上班和下班时间做180°相反的事是最为理想的。

 

这是什么意思呢？

 

上班的时间全神贯注地工作，下班时间做自己喜欢的事情。

 

能够做到这样的前提是能够充分利用当天工作的时间。

 

在早上的地铁或公交中，有些人会选择打游戏、听音乐来打发通勤时间，不过针对不想因为工作的失误而被上司训斥，裕美子的做法是这样的：

 

首先，利用通勤时间，确认一天的工作日程。思考有哪些工作需要做，依照什么样的顺序完成效率才会更高，是否遗漏了一些工作。

 

其次，用手机做记录可以避免出现遗漏，能用手机接收邮件的人应该尽量在到公司前大致浏览一遍邮件的内容，这样到公司后能够着手应对相关工作。

 

如果能够充分地利用通勤时间，会大大提高当天的工作质量。

 

第7项技能：工作中要抛弃“思维定势”

 

在职场中，我们熟悉了手里的工作，难免会出现散漫的现象。

 

如果工作上出现了变动，而惯性思维让我们依然是按照一般的方法去处理的话，一定会出现工作上的失误。

 

同样的，“那个人就是这么说的”和“好像在哪儿读到过”一样，都是毫无根据的说法。就算上司真的有这么说过，也要自己先去确认，这样出现糟糕的结果的话，也能够自保。

 

裕美子说:“我有一个工作习惯，就是无论什么时候都必须亲自确认信息。”

 

实际上，这是她很多次惨痛经历中得出的教训，想当然地认为“前辈都这么 说过”“总是关照我的人也这么说过，自己却没有积极确认，到最后才知道这些信息其实是错误的。

 

这样，自然少不了老板的训斥。

 

我们一定要清楚地获得这样的信息，那就是：无论这个人多厉害，他提供的信息也不一定都是正确的。

 

在任何情况下都要做到“亲自确认信息”，自己对自己负责。

 

这并不是不相信别人、质疑别人，而是心怀感激地接受别人带来的信息，在这个基础上“为了自保，才要自己去确认。”

 

在这个基础上，每天带着不一样的心态去观察工作情况和工作伙伴，充分把握工作状况，仔细分析后作出应对。只需要花一点时间做准备，工作效率就能得到大幅度的提升。

第8项技能：自我管理，身体是革命的本钱

 

中国有句俗语：“身体是革命的本钱。”

 

这是再实在不过的道理。

 

但遗憾的是，很多人都做不到，没有良好的身体管理意识，盲目地加班劳累导致身体疲乏，不仅拖垮了身体，而且工作效率也没有得到提升。

 

作为一名会计，岁末年初是最忙碌的时候，之前因为要年终扎帐还有做决算工作，从12月初便开始每周末加班，年假之前更是每晚都在办公室加班。

 

但是，我并没有通宵达旦的加班，因为我的身体承受不了，或者是大脑开始迷糊地时候我就回家休息，第二天继续，头脑清新，说不定思路开阔，昨天思考了半天都解决不了的问题，今天一下子找到了解决地办法。

 

虽然工作需要效率，但是我们作为一个人，要懂得自我管理，只有那些认识到“自己的健康只有依靠自己来管理”的人才能获得工作上的成功。

 

为了做好应对突发事件的准备，从平常就要开始好好“管理自己”。

 

第9项技能：学会”保存记录”，关键时刻可以“保身”

 

虽然我们时常都在讲要信任别人，但是换成工作上的“信赖”时，就要多想一步：凡事都要注意“保留记录”。

 

如果省略了这一步，仅仅是凭借长期的信赖关系，只做口头约定或是做绅士协定的话，有时候会得到惨痛的教训。

 

刚开始这样做，会让人有一种“怀疑他人会让我感到不安”，然而事实是这种担心完全是多余的。

 

具体来说，可以这样做记录：

 

1、用电子文档整理电话中商量的事情之后确认内容，做好记录备份。

 

2、收据、凭证等看起来可能用不上的文件自立也要复印备份。

 

3、外出时，用手机拍照片给自己做备份，可以附上日期。

 

4、重要场合可以使用手机的录音功能或者录音笔。

 

5、给对方打电话委托转达信息时，或是外出预约时要问清楚对方的姓名。

 

这是裕美子在工作中的做法，她说并不是因为步相信对方才会做这样的事，而是为了出现突发状况时，保护自己、保护自己的工作。

第10项技能：投诉，用“捧杀”对付故意找麻烦的人

 

职场中，总会有那么一两个喜欢“找麻烦”的人，但是因为工作关系不得不和他们打交道，最可怕的是如果是自己的上司的话，那真的太可怕了。

 

遇到这种情况，我们不能逃避，那该怎么做呢？

 

是用正面攻击法直接对付她？或者直接无视她的存在？

 

但是真的没有必要，裕美子推荐的方法是“捧杀大作战”。

 

对于正常人，赞扬自己讨厌的人确实不是意见容易的事，甚至出现在我们视线范围内就会僵住，整个气氛都会很尴尬。如果是对方故意找麻烦，会忍不住拒之门外，可是我们却不能这样做。

 

当有人对你的工作指手画脚时，说：“啊呀，这个应该这样做才好，你怎么这么不细心呢？”

 

这个时候你的心情很糟糕，想白他一眼，但是你不得不马上平复心情，转为笑脸：“*经理，感谢您的细心指导，我一定会按照您说的努力工作。”

 

这个等着你跳坑的人会觉得非常意外，并且嘎然而止，同时也就停止找你的麻烦。

 

或者遇到一位鸡蛋里挑骨头的女士,你可以这样说：“X小姐，您连这种地方都能注意到，真是高手，太感谢你了，你太专业了，我会注意的”。

 

你反应迅速，回答坦诚，也就堵住了她接下去想说的话，因为找不到攻击你的地方了。

 

在这样类似的对话中，记住，一定不要生气，不然就跳进了“敌人”的“坑”里。

 

同样，和聊不来的人聊天，只能越聊越累，可以假装自己投入地在听对方讲话，或者找借口离开。

在被挑毛病时，“微笑和感谢”是击退敌军的上上策。

总而言之，在职场中，用5岁小孩能听懂的方法与别人沟通，并且以你为主角是交流的重要方法；避免失误，学会反复检查，把会议记录做到能直接演讲的程度，有效地“一心多用”，可以快速地完成工作任务；利用上下班通勤时间，做好准备工作，提高工作效率；抛弃工作中的“思维定势”，学会“自我管理”，时刻保存记录，关键时刻可以保命；用微笑和赞扬去对付找麻烦的人。

当你学会了这10项必备技能，并且运用到实际工作中吗，不仅能转变你的思维，改变你以往对工作感到烦恼的感受，而且能增加你的个人技能，提升工作效率。学会这10项必备技能，从健康管理到控制情绪，从解决问题到“调教”难缠上司，夺回职场中的人生自主权。