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刚刚,电子专票来了!说说财务人的"喜"和"忧"

2020-09-02    
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今天一则消息传遍了朋友圈:国家税务总局宁波市税务局公告2020年第4号规定,9月1日开始,先行在宁波市海曙区和慈溪市选取部分新办纳税人(以下称"试点纳税人")开展增值税电子专用发票(以下简称"电子专票")试点工作,并同时公布了增值税电子专用发票的样式。

刚刚,电子专票来了!说说财务人的"喜"和"忧"

 

发票电子化的时代即将到来了,所可能带来的影响,大家都准备好了吗?

有人说,影响最大的恐怕是快递行业吧。毕竟,现在一栋商务楼里面有很多的快递都是寄发票的。然而不可否认,这一变化的开始,影响最直接的还有我们的财务人员。

一、 新发票有啥变化?

首先,我们来大致了解下新的发票有点什么重要变化,虽然表面上看着就是纸质的变成电子的了,但一些细枝末节,也可能会对我们的工作产生影响。

1. 观其"形"

在发票的设计上,有一些比较明显的变化。比如电子专票将"货物或应税劳务、服务名称"栏次名称简化为"项目名称",样式更加简洁了,电子专票取消了原"销售方:(章)"栏次,不用再加盖发票专用章了。

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总的来说,看起来比纸质版的简洁了不少。

2. 看其"道"

在发票的领用、使用和后续的红冲上也是有些变化的。

在领用时,可以选择办税服务厅前台、电子税务局等多种渠道领用电子专票。估计大部分人都会选择电子税务局渠道领用电子专票吧,那么就确实可以实现全程网上了,非常方便。

在使用上,以前要打印、邮寄,那么现在这些成本都省了。关键是不会因为邮寄产生丢发票的事情,可以说是省了很多会计人员的麻烦。而且还大大节省了交付发票的时间成本,以前需要好几天才能完成的事项,现在可以随时同步了。

此外,电子专票采用电子签名代替原发票专用章,并且使用经过税务数字证书签名的电子发票监制章,可以验证电子签名的有效性,安全性妥妥的。

遇到特殊的情况,需要开具红字发票的,无需追回已开具的电子专票及其纸质打印件。在销售方或购买方正确填写《开具红字增值税专用发票信息表》并经增值税发票管理系统校验通过后,开具红字电子专票。这一条对于实务当中,应该也是方便了不少。

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二、 对财务人产生的影响

看到这个试点的消息,大部分的财务人都难以抑制住自己内心的喜悦,很希望能够快点推广这个电子专票的使用。但其实,也不用着急,毕竟这已经是一个大趋势了。对于电子专票所带来的变化,我们看看会对财务人产生什么样的影响。

1. 成本节约了

公司节约了成本,财务节约了时间。对于发票数量较多的企业,发快递的成本也不少。而与此同时,还有打印和后期的发票管理成本,这些成本在电子发票时代,都可以大大降低了。而对于财务朋友来说,节省了很多低价值重复劳动的时间。比如申领和打印发票、处理丢失发票问题的时间。

2. 流程简化了

很多事情的流程都简化了。相信随着发票电子化的来临,以后财务在进行纳税申报的时候会更加简单。并且,上下游企业获取发票方便了,那么关于发票而产生的分歧会大大减少,甚至很多企业都可以实现自动对账,那么财务在这方面的工作量会大大减轻了。同时,对于企业内部的某些流程也需要进行再造,比如报销的流程,各部门之间沟通的流程,都可能产生简化。

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3. 要求提高了

虽然流程简化,财务省了很多劳动力,但是对于某些方面来说,对财务甚至对于企业IT的要求是提高的。比如,后期的发票和相关会计资料的存档和调用问题。这不应该是简单的电子发票存储,而应该需要建立起相关的索引,将电子档案与凭证等资料相关联。

此外,财务还要面对的一个问题是重复打印。电子端的真伪和唯一性都会比较容易判别,而对于打印出来的纸质资料,则要注意防止重复打印的问题。

4. 财务规范化

专票和普票都电子化,那么以前通过发票进行各种不规范操作的行为,基本就终结了。企业的业务、财务和税务数据很可能实现一体化。在这样的情况下,有什么违规的行为也更加容易被发现。所以对于企业财务规范化的要求会进一步提高。

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三、 财务人的思考与应对

对于财务人员来说,从发票电子化开始,未来的重复劳动也许正在一步步地减少。但这并不意味着工作减少了,财务人员要被淘汰了。而是留给财务人员思考和提升的空间更大了。

不仅可以思考企业内部的财务流程改变,比如供应商和客户对账流程的改变,沟通方式的改变;还可以与IT一起,搭建起企业内部的业务流、财务流、数据流的完整体系,为财务预测和分析打好基础;还可以做好财务内部的数据建设,包括电子化档案的规范化,数据的链接等等,还有之前财务规范化有阻碍的,也可以将这个话题提上日程。

所以,发票的电子化,对财务的未来发展来说是好事,我们所忧虑的不是基础工作减少了,是不是会无事可干,而应该是如何更好地将自己从重复劳动中解放出来,有更多的时间去思考和深挖更有潜力的工作内容吧。

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