身处在一个要求数据与资料的职场，书写出一份正确的会议纪录不仅是必备的工作技能。 大家还可能借由你所写的会议记录，找到节省成本或是新的公司未来发展方向。 竟然如此重要，不妨花几分钟的时间来学习如何做好会议记录。
先来理解会议记录的作用是什么?会议记录是永久保存的文件。
因为在这个纪录理会显示以下几个重点
会议当时做了什么决定?
决定了要做哪些行动支持这个决定?
谁负责行动?
以及什么时间行动?
写一份好的会议纪录一共有三个阶段与八个步骤:
会前阶段:会前的准备
会议中阶段:会议中的纪录秘诀
纪录中产生疑惑时该怎么办?
会议中有人离题发言时该怎么办?
使用会议记录模板节省时间
将会议记录转成行动计画
会后阶段: 将会议纪录完成与归档
会前阶段:会前的准备
无论你是否是会议纪录的菜鸟或是老司机，都应该把这句话贴在你的办公桌前:
"成功的会议来自完善的会前准备。"
只要依照以下的会前准备八步骤。 你将可以期待有个完美的会议纪录呈现出来。
1.决定会议记录工具
你要用何种工具捕捉会议的重点呢?
纸笔?电脑?或是再加上录音机或录影机?如果你想用录影音的设备，切记要取得使用的许可。 并且要搜了解会议场所的相关使用相关规则。
2.阅读以前的会议纪录
在会前准备阶段你应该阅读以前的会议纪录。 在里面找出会议所纪录的出席单位，每次讨论的资讯量，用语和其他特点。
3.取得会议流程和其他相关资料
非正式的会议流程大多会列出出席人员与讨论事项。 正式的会议(如股东会等等)则会详列会议时间，讨论事项，主讲人，会议室和活动。 所以一定要事先就拿到会议流程通知，这样才可以作事前准备。
除了会议流程通知之外，你可能还需要前次的会议纪录，会议中派发的文件与其他相关的物品。 这些都可以从会议主席或会议筹办人那里是先拿到。
4.早一点到达会场确认设备和材料。
首先要检查你的录音录影设备，而且要确认你有足够的电池和延长线，另外如果你使用笔记电脑要确定所有的配件都要带着。
然后还要确认你的录音设备。 检查会场中麦克风的音量以便确定你能够录音清楚或是必须提高麦克风音量。
最好还会带一些临时的办公用品，例如说随意贴，荧光笔，红笔，记事本，多余的笔，还要准备专门给访客用的记事本和会场中的文件。
最重要的你还要确定你有多余的会议流程表。 以免在会议时有人忘了带。
6.制作座位表
如果你并不熟悉与会人员或是与会人员多达8~10个，那么在参与会议的人入席之前最好做一个图表在你的记事本上。 这样任何人的发言，你才能够确定谁在发言。
7.决定你自己的座位。
最理想的状况是你的座位安排在会议主席的旁边，这样的话你可以比较容易的和会议主席沟通，尤其是在有些发言你并不确定内容时，可以做个手势或是暂停会议，请求主席席予以协助。 另外主席也比较方便给你指示，比如说记录员：这个你有记下来吗？
8.要记得介绍你自己
尤其是在你并不认识与会人员的时候，这个时候的确有必要介绍自己，以便在会议当中你方便询问问题或是做增加的记录。
会议中阶段:会议中的纪录秘诀
1.用总结的方式做记录而不是要零散的记录对话内容。
2.动议要逐字地记录。
3.记录的时候先用关键字来取代冗长的句子。
4.不要记录发言人的情绪而是要记录发言的内容。
5.要做一个主动的聆听者；在会议中有人提出的动议，如果你并不是听得很清楚，这个时候就不要介意的打断会议的流程，直接去问。 例如:请问一下这个会议的动议指的是什么？ 如果说会议流程中没有办法打断，这个时候在会议记录上做出特别的记号，会后直接询问主席。
6.精确的反映讨论的顺序。
因为这是一个长久保存的记录文件，所以你要记得所有发言的流程的顺序。 这样将来从会议记录当中才能够表现除讨论的过程。
7.当在做记录的时候，可以使用子弹图形来区分上下之间的关联。
纪录中产生疑惑时该怎么办?
记录当中产生疑惑是正常不过的事情。 应变的方法就是准备一些。 有礼貌的反问句，在会议中直接询问。
比如说不好意思，我不是很能了解林总监您刚才说的这个词代表什么意义？ 是否能请您再说一遍。
另外是在会议当中不方便打搅时打断时，你可以先把句子或词写下来做注记，等会后再问这个问题的发言人。
会议中有人离题发言时该怎么办?
会议中的离题发言可以分成几个状况
一个是聊天：
那么如何在聊天中做会议记录呢？ 请先记住一些有关于行动和观点的关键字，再继续聆听决定是否后续有更多的资讯出现。
另一个离题发言是开始吵架：
作为记录员，你应该如何记录吵架呢？ 首先不要记录下来为什么某个人在生气？ 而是要记录下来生气的人对某个事件所发表的评论。
第3个是有几个人在旁边窃窃私语：
遇到这个状况时，不妨直接询问那几个人是不是有什么重要的资讯，可以让你记录补充。
使用会议记录模板节省时间
现在许多电脑的文书软体都有会议记录的模板，所以不妨使用这些模板，以节省记录和归档的时间。
将会议记录转成行动计画
这个将是一个你工作机能最关键的一步。 会议一开完，大部分的人都回到办公桌继续自己的工作，所以往往会忘了刚才会议的决议事项。 所以在这个阶段，你应该尽快的把会议记录浓缩成行动计画。 后发送给会议的人员。
的行动计画并不一定要很正式P，但是要包含了会议记录中的结论事项和什么时候开始做，以及由谁来做这些结论事项所交办的事情。
除此以外行动计画中还要做一个每个会议流程的小结。 这样让收到行动计画的人知道每一个流程都有讨论的结论。
会后阶段: 将会议纪录完成与归档
会议记录完成的阶段，如果能够遵循以下的步骤，那会让你觉得更轻松。
1.收集所有的资料。 包含了会议流程，你的笔记会议中所提出的报告或是文件。 动议的逐字稿和解决方案。
2.在24小时内将会议记录的草稿打出来。
3.会议记录草稿中的每行文字间隔应该要加宽成为两倍，以方便做补充。
4.将你的草稿送给议会主席让他可以做增补删减和确认。
5.要空出时间来做修正。
用红线标出修改的文字。
6.依照会议的时间归档。
7.建立索引方便未来寻找。
以上就是如何做好会议记录的技巧。 再次的提醒会议记录是企业非常重要的智慧财产，未来的数10年都可能会翻阅你所做的会议记录。 所以在稍感压力之下，请运用上面所教导的技巧做好一份会议记录，这样不仅能让你在职场加分，而且你还可以在会议当中学习到更多的专业知识。
