电子发票归档保存，你真的会吗？这几个误区，老会计也逃不过

发票电子化的推广和实施，迫使财务人员改变发票的管理方式。以前的纸质发票报销逐渐退出时代的视野，取而代之的是灵活便利的电子发票，解决了发票管理上的时间和空间的限制。

但是，新的问题也随之而来，以前凭借经验识别发票真伪、保存纸质凭据归档等传统方式已经不能满足当下的管理目标。发票小工具用户调查表明：在实际操作中，财务人员在发票报销的电子归档上存在很多误区，为财务管理工作埋下隐患。

电子发票原件归档存在的误区

误区一

错把PDF图片当成电子发票的原件

注意：电子发票原件有两种格式，PDF版是否是发票原文件，取决于开票方在开具发票时获得的版本。所以，财务会计人员切勿先入为主地认定了发票原件的格式。

在报销过程中，还有不少员工把下载下来的PDF图片拍照保存，然后拿着照片进行报销，会计遇到这种情况也表示很无奈。对于这个问题，已经有了完美的解决方案：会计只需将发票提交到发票小工具的系统中，进行发票真伪查验就能准确掌握该发票的真实情况。

误区二

误认为通过扫描的方式录入信息生成的电子表格就是发票原件的电子归档了。

注意：这个误区主要出现在老财务队伍中，由于他们以前的归档方式都是采用纸质的形式，初次尝试电子归档，容易把扫描生成的票据费用表格当成发票原件的归档。

需要注意的是扫描识别上传内容生成的电子表格只是数据信息的录入产生的数据电子清单，就是一张简单的费用报表，并不是发票原件的归档。就拿发票小工具来说，员工或是会计上传发票生成台账只是发票报销的一小部分，会计还可通过发票小工具进行发票原件的电子归档，进一步完成发票管理工作。

误区三

误将电子发票的格式进行转换

注意：电子发票目前有两种格式，PDF和OFD两个版本，很多报销人员对发票的格式没有重视，出现了很多错误的操作，在这两个版本间随意切换。

01、把原本的OFD版变成了PDF版本进行报销

注意：发票原件只有一个版本，如果替换了格式，那么所得到的发票就不再是电子发票原件，也就不宜进行发票原件的归档了。

02、电子发票原件下载时，选择了“PDF预览版下载”

注意：“PDF预览版下载”，下载得到的并不是发票原件，它只是该发票的图片格式。这也是电子发票服务平台考虑到报销人直接下载OFD版报销的话，还得单独下载查看OFD格式的阅读器，操作起来就比较麻烦了。于是，为方便大家的使用，电子发票平台就加入了PDF格式。

发票原件的正确下载方式：

电子发票原件归档存在的误区就是这些了，不知道会计们在实践中遇到过几个误区了，还遇到哪些棘手的问题？发票小工具，和会计们一起解决发票管理中报销难题。