工作概况——成绩经验——存在问题与今后打算
此谓之“老三块”, 一些老于世故的文秘人员常它奉为“一箭双雕”的法宝:即可应付“工作报告”, 又可敷衍“工作总结”;甚至于年终常一次性操作出一对“双胞胎”, 只需分别取个名字 (标题) , “年度工作报告”与“年度工作总结”便同时诞生。这种做法, 似乎“提高”了工作效率, 但是, 是否符合两种文书的写作要求呢?
工作报告与工作总结, 是性质迥然不同的两种文书, 决不可将它们混为一谈。
首先, 从“文体属性”看:工作报告是“报告”的一种, 属“法定公文”范畴。《国家行政机关公文处理办法》 (国务院2000年8月24日发布) 规定:“报告, 适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的询问。”其中, 向上级机关“汇报工作”的报告, 即为工作报告。而工作总结, 则不在《办法》所框定的“法定公文”之列, 它属于“机关事务文书”范畴。
其次, 从“行文目的”看:工作报告是“呈报性”公文, 其行文目的, 在于“下情上达”, 即为上级机关报送信息, 不唯工作报告, 所有的“法定公文”报告 (包括情况报告、答复报告等) 的写作目的, 均在于此。而工作总结则不然。所谓“总结”者, 指“把一阶段内的工作、学习或思想中的各种经验或情况分析研究, 作出有指导性的结论” (见《现代汉语词典》) , 商务印书馆1996年修订版) , 将这种“分析研究”秘“指导性结论”写成书面材料, 即为“总结”文书;其中, 有关“工作”的总结材料即为工作总结。总结中的“指导性结论”, 用来“指导”谁呢?显然不是“上级机关”, 而应是自身。因此, 总结是“自导性”文书, 其写作目的, 在于为自身提供借鉴, 用以指导今后的工作。
第三, 从“写作内容”看:写作目的不同, 其写作内容也必有羞。工作报告的主要内容, 是具体的工作情况、所采取的措施、所取得的成绩、尚存在的问题等, 一般无需作“经验与教训”上的分析、提炼, 也无需作出“指导性结论”。而工作总结不然。它不是仅仅将工作情况记录在案, 而是从中得到启示, 其写作重心在于:从以往的工作实践中拿出经验与教训, 提炼出认识与体会, 使认识升华到理性高度, 找出规律性的东西来。这是工作总结的一个基本特征, 也是它与工作报告的一个根本区别点。
第四, 从表达形式看:内容决定形式, 既然工作报告以“工作情况”为基本写作内容, 那么它必然以陈述为基本表达方式, 故而人们常称它为“陈述性”公文。而总结侧重于理性认识, 工作情况仅作概括的陈述即可, 所以它的表达方式应以议论、说明为主, 兼用陈述方式。
工作报告的行文思路, 一般表现为:
做了什么 (工作概况) ——怎么做的 (过程、做法) ——做得怎样 (成绩, 问题)
在具体的写作中, “过程、做法”和“成绩”常揉合在一起写;而一提到存在的“问题”, 往往会涉及今后“打算”。将以上思路梳理出来, 便是工作报告的构文程式:
工作概况——过程、做法与成绩——问题与打算 (“新三块”)
不妨将“老三块”拿到一起比较一下, 我们便很容易发现“老三块”的不妥处:
工作概况——成绩经验——看在的问题与今后打算 (“老三块”)
比较中不难看出, 两者的开关与结尾均是一到处的, 而“主体”部分却大不相同。“老三块”中缺少“过程”与“做法”两个要件, 而这两个要件专门用以回答“怎么做的”这一总是而“怎么做的”恰恰正是“上级机关”很想得到的信息, 略去不写显然不妥。至于“经验”, 上级机关往往会从下级机关所报送的“工作总结”、“经验总结”或“典型经验介绍”中获得, 一般不靠“工作报告”的渠道获取。况且, 工作黎孟德是“陈述性”公文, 它所需要的是事实材料、工作情况, 不需要大发议论, 不需要理性认识, 而“经验”属于“理性”提取的东西, 它需要通过分析、议论加以阐释。故而, 将“经验”写进工作报告, 显然是多余的。之所以出现此类偏差, 盖由“老三块”将总结的内容要素, 揉和进报告之中所致。
工作总结其行文思路大致如下:
做了什么——怎么做的——做得怎样——为何这样 (经验、教训) ——应该怎样 (未来设想)
将有关“内容要素”作出不同的组合与压缩处理, 使可形成工作总结的两种构文程式:
其一, 若将后两个问题“为何这样”与“应该怎样”相融合, 便可形成下列构文程式:
概况—做法—效果—体会 (经验教训、未来设想) (新四块)
其二:若将前三个问题“做了什么”、“怎么做的”、“做得怎样”压缩合并, 便可形成另一种构文程式:
基本情况 (概况、做法、效果) —经验教训—本来设想 (“新三块”)
倘拿“老三块”与这两个新程式相较, 也不难发现“老三块”的局限性:
工作概况——成绩经验——存在问题与今后打算 (“老三块”)
两相比照可以看出, 对于总结来说, “老三块”中缺少了至关重要的内容要素—“教训”。造成这种念头的原因, 也许来自近年来局部蔓延的“报喜不报忧”不良作风的影响。文秘界打油诗云:
年年总结老一套, 成绩、干劲加口号;
今年产量又提高, 哄得领导哈哈笑。
倘若真的写出这样的“总结”, 也许能够一时地搪塞领导, 但是对于指导今后自身的工作, 将有何作用呢?
所谓“规律性”认识, 指的就是成功经验与制造穰, 即怎样开展工作才能成功、取得胜利, 怎样做便碰钉子、走弯路。而获取这种认识最为便当的方法, 则是由“果”到“因”的分析与概括, 即运用因果分析法, 从分析研究工作结果 (成绩与问题) 入手, 找出取得成绩的原因, 追寻产生问题的根源, 然后通过概括提炼, 而升华为一种规律性认识, 即经验与教训。
对于某些综合性工作来说, 有些问题表现得非常复杂, 若从整体上去分析成败原因、提取经验教训, 则是相当困难的。这时, 宜采取化“整”为“零”的解剖法加以研究, 就像切西瓜似的, 将整个工作划分为几个部分, 或像截取甘蔗似的, 将整个过程切割成几个阶段, 逐一考察每个部分、每个阶段的矛盾与特点;最后再找出每个局部之间的关系与共性, 通过整合与归纳, 升华为理性认识。
有人曾将工作总结戏称为“雨后伞”、“马后炮”、“事后诸葛”。这种说法有一定道理, 即便总结写得头头是道、句句真理, 而对于以往的工作来说已无任何价值;但是, “往者不可谏, 来者犹可追”, “亡羊补牢、犹未为晚”, 因为这里毕竟实实在在地有“伞”、有“炮”、有“诸葛”, 一旦将它运用于“未来”的工作, 不就成了“雨前伞”、“马前炮”与“事前诸葛”了吗?
前文说过, 工作总结是“着眼于未来”的文书, 故而, 应所撰写总结的根本目标放在鉴“往”谋“来“上面, 即借鉴以往工作的经验教训, 并把它作为今后工作之设想与再决策的基础, 落实到未来的“方向性”意见上。这是“理性升华”的最高层次, 应着力把它设计周全并陈述清楚。
“不是一番寒彻骨, 争得梅花年鼻香。”要想写出高质量、有价值的工作总结与工作报告，看来还是需要下一番功夫的。
