一份让 leader 满意的数据汇报表长什么样？

2022-01-05 石墨文档

工作中，少不了要汇报工作。比如销售 leader 让你统计好上个月的销售线索，然后用表格汇报给他。乍一看，统计汇报并不难，但如何把这件小事做的漂亮，给 leader 留个好印象，就需要好好琢磨一下。

比如下面两种显示效果。显然，高亮后的效果更能让 leader 满意，因为它更直观，更能让 leader 通过颜色知道整体销售情况，突出重点，节省了 leader 看表格的时间。正是靠这小小的细节，如果以后有升职加薪的机会，leader 自然会把你考虑在内。

通过一个小小优化，就能大大改善工作前景，是不是突然就来了劲头。幸好，石墨提供了很多这样的贴心小功能。

今天为大家介绍的是「条件格式」，它的本质是根据某一特定规则（如上图中销售线索数量），用颜色高亮显示某一单元格，方便人们快速找到数据重点。

根据不同的使用场景，「条件格式」的编辑规则支持突出显示单元格、最前 / 最后规则、数据条、双色色阶、三色色阶、自定义公式。

下面就为大家介绍具体的「条件格式」用法和适用场景，相信通过对「条件格式」的熟悉，可以帮你做出一份更漂亮的数据汇报表，从而有机会职场逆袭。

01 突出显示单元格，重点数据高亮显示

现在，你又收到 leader 的新要求，而且这次的数据要更复杂。同时你知道这批货品中如果数量超过 20，就需要高度关注。所以，你需要将表中「数量」一列大于 20 的单元格高亮显示。（成品图如下）

在石墨表格中，首先选中目标列，右键选择「条件格式」：

然后，点击「添加新规则」，选择「突出显示单元格」「大于」，第三列填写大于的数字 20。

除了可以填写「大于」，还有等于、小于、介于、文字包含、重复值等选项可供选择。

除了对需要高亮显示的单元格设置颜色，你还可以对单元格中的文字进行样式设置，如字体粗细、斜体、下划线和颜色。通过这些设置，可以让表格更加美观。

上面的设置都完成后，点击确定，就可以将该列中「大于 20」的单元格高亮显示出来：

除了高亮显示个别符合规则的单元格外，你可能还需要从整体数据出发， 快速找出数据的前几名和后几名，这样可以帮助 leader 快速筛选所需数据。

利用条件格式中的「最前 / 最后规则」，可以很快地将排名靠前 / 靠后的单元格高亮显示。（成品如下图）

首先，选中目标列，右键「条件格式」，选择「最前 / 最后规则」，并设置显示个数。

除了前十名这样数量的筛选方式外，石墨还支持使用百分比来筛选数据。

这时，leader 又给你布置了一个表格任务，并且希望你能展示出数据之间的差异情况。这个需求也和文章开头类似，可以利用石墨的「数据条」功能，用颜色的相对深度和长度，可视化呈现数据间差距。（成品如下图）

首先，在石墨表格选中相应列，右键选择「条件格式」「数据条」，这里的基础样式分为纯色、渐变两种，可根据偏好自行选择。数据范围可以自动生成，也可以自行手动定制。

考虑到表格的整体美观，你还可以用「色阶」来做数据差异的可视化。

「色阶」分为双色和三色。双色色阶支持将一列数据按照两种颜色渐变显示，三色色阶支持三种颜色。

在石墨表格中，首先选中目标列，右键选择「条件格式」「双色色阶」。之后就可以自定义显示的渐变色以及最大、最小值。

相信以上的小技巧可以帮你优化大部分的数据汇报表，但总会有些更复杂的需求，这个时候就可以使用定制性更强的「自定义公式」。

正巧，leader 又给你派来了新任务，你需要将下表中「数量」列大于等于 20 的行数高亮显示出来。相比之前的需求，这次只是将要满足高亮的条件变多了。

首先，在石墨表格中选中该区域，选择「自定义公式」，输入公式 $c3>=20，即可将数值大于等于 20 的行数高亮出来。

在这里，公式 $c3>=20，$ 意为绝对引用，用于固定某行/某列。简单来说，若要高亮整行单元格，可写为 $C3；若要高亮整列单元格，可写为 C$3。

「自定义公式」中，另一种用的比较多的是「且」规则。比如希望将下表中提及次数为 N，且用户版本为企业版的行高亮出来。

这里只需要公式上有所变动，输入公式处改为 AND($B3="N",$F3="企业版")，就可以得到想要的效果。除此之外，条件格式还具有动态性，当表格中的值发生更改时，条件格式会自动进行调整。

以上就是为大家介绍的几种「高亮」单元格的方法，通过对「条件格式」的灵活使用，就可以让你的汇报表美观又直观。

总之，一份让 leader 满意的数据汇报表应该简洁、直接，最好能直达数据重点。

相信在职场中，正是这种不放过每一个细节的严谨态度，不仅可以给 leader 留下深刻印象，也能为自己的职场增色不少。