在日常生活中，数据无处不在，但并不是所有的数据都可以成为资产。只有可控制、可测量和可货币化的数据才能成为资产。因此，数据资产（Data Asset）通常具有以下特征：虚拟性、可共享性、时效性、安全性、可交换性和可延展性。从业务或组织的角度来看，数据资产是由业务或组织拥有或控制的、能够带来未来经济利益的数据资源。
数字资产管理可以让企业轻松地存储、组织、查找、管理、分发和分析其数字内容，从而增强了数字资产的安全性、组织性和可搜索性。以下是一些值得借鉴的数据资产管理的方法：
降低数据成本：许多组织倾向于存储大量数据，但这些数据在大部分时间内都没有被使用，从而导致更高的数据管理成本。所有这些闲置数据的存储、保护和归档的成本也很高。企业应该采取措施，删除公司不再需要的数据，降低数据管理成本。此外，在获取新的数据集时，企业应该只对没有的数据进行投资;如果必须获取企业已经拥有的新数据集，则应该销毁旧数据。这将有助于减少重复数据的情况，从而降低数据存储成本。
从现有数据中获得更多的价值：公司应该重新评估它从现有数据中获得的价值，并确定是否可以使用其他方法从数据中获得更多的价值。此外，它还可以对数据进行优化，删除有关公司的任何机密信息，并将数据出售给第三方，从而获得额外的收入。
数据清查与安全：数据存储和安全性对于确保数据的完整性至关重要。企业应该维护他们拥有的所有数据的目录，以及数据的简述文件——文件应该指示数据存储在何处、何时创建以及如何使用。数据还应该便于员工访问，如果员工需要获得访问数据的授权，应该有明确的审批流程。公司还应通过限制特定数量员工的访问权限来保护数据的完整性，除非获得高级管理人员的特别许可。
如何选择DAM？
在选择正确的DAM软件之前，需要确切地考虑为什么要寻找该解决方案，以及从长远来看它应该满足哪些要求：
- 工作流程。所有资源都组织得井井有条吗？或者，也许团队花费大量时间处理数字资产，但难以找到所需的文件？如果当前的工作流程和文件共享选项需要一些改进，那么DAM解决方案肯定会很有用。
- 目标用户。另一件要考虑的事情是，一旦实施该系统，谁将使用它。公司里的每个人，还是只有一个部门？应该有什么限制吗？或许企业希望员工只在办公室计算机上使用DAM解决方案？
- 工具集成。是否希望该软件与业务中已经使用的其他系统集成？许多DAM解决方案都有现成的集成和不同的插件可用。在购买DAM软件之前，请检查是否可以将其与其他系统集成。这将使使用DAM变得更加容易。
- 数据同步。仔细查看当前的系统，确保可以将所有基本数据传输到新的DAM解决方案。还要记住元数据标准。新的DAM系统应该支持IPTC、Exif、XMP格式。
- 预算。在任何价位，都可以找到适合需求的产品。基于云的解决方案不是一项重大投资。
- 特征。根据DAM供应商的不同，可能会发现不同的功能及产品侧重点。
数字资产管理系统的功能
数字资产管理系统所应该提供的功能包括：
- 24/7全天候文件访问和共享：借助数字资产管理，可以随时随地访问的文件。无论只是想查看还是还想与某人共享，都可以安全地使用DAM，而无需在电子邮件中添加多个附件。此外，可以快速轻松地配置所有文件的权限和访问级别。
- 组织：在许多员工有权访问的服务器上工作时，可能会出现文件重复。这是因为每个人都以自己的方式组织文件，这有时会令人困惑。借助DAM解决方案，可以根据需要添加过滤器、主题标签或其他搜索选项。还可以创建集合，允许根据功能将不同文件夹中的文件分组，并在外部共享它们。这极大地改善了组织和工作流程。
- 导入和上传文件：无论拥有基于云的解决方案还是本地解决方案，都需要将所有文件导入新的DAM软件。手动将元数据添加到导入的文件首先是耗时的，其次并不总是有效。最简单的方法是将多个文件一起发送，分多个批次完成。DAM允许在上传过程中编辑和提取元数据。还可以向现有文件添加附件。
- 共享文件和网络发布：如果员工经常向客户或同事发送带有大量附件的电子邮件，则文件共享会很有用。因为，它为较大的附件提供了很好的解决方案——邮件不支持发送超过10MB的文件。这意味着以高分辨率发送视频基本上是不可能的。当然你可以压缩数据，但这样做需要时间。在选择DAM供应商之前要特别注意这一点。其中许多还提供通过社交媒体共享文件的功能，或创建一个专门的媒体库，每个人都可以通过专用链接访问。
- 搜索：良好的搜索选项使许多任务更易于管理，特别是如果可以快速轻松地找到所有需要的文件。如果搜索引擎有必要的过滤器，则更有利于DAM的正常工作。例如，可以使用图像过滤器。如果使用特定的关键字，搜索效果会更好。但是，关键字必须与系统中的数据一致。在选择DAM解决方案时，一定要充分注意搜索选项。
封面图片：Photo by Stephen Dawson on Unsplash
